Gratis werkvorm: verbeter je communicatie

Een heel simpele manier om de effectiviteit van je communicatie te verbeteren, is geregeld te checken of jouw communicatie voldoet. Klinkt als een lekkere open deur. Maar serieus, wanneer is de laatste keer dat je jouw medewerkers, (interne) opdrachtgevers of andere relaties vroeg wat ze vinden van de manier waarop je communiceert? En dan niet met een ellenlange enquête waarmee je na het bekijken van de resultaten eigenlijk nog niets weet. Nee, face-to-face in een echt gesprek.

Ik heb een heel eenvoudige methode om het gesprek over de communicatie in jouw organisatie aan te gaan. Die methode heet ‘het communicatienetwerk’. Je hebt er niets meer voor nodig dan een pen en papier en de methode kost je hooguit een of twee uren, opgedeeld in kleine blokjes. Het effect is echter groots!

  • Stap 1: in kaart brengen van je eigen netwerk
  • Stap 2: in kaart brengen van het netwerk van anderen
  • Stap 3: vergelijk en bespreek
  • Stap 4: communiceer regelmatig over afgesproken verbeterpunten

Stap 1 | Je eigen netwerk | tijdsinvestering: 5 minuten
Deze stap doe je alleen en kost weinig tijd. Een mooi begin om deze methode te proberen. Als het je niet bevalt doorloop je de rest van de stappen gewoon niet. Het proberen waard toch? Zet in het midden van je papier het woord IK. Schrijf daaromheen alle groepen waarmee jij communiceert. Wees zo specifiek mogelijk! Als voorbeeld neem ik even een docent in het voortgezet onderwijs die zijn eigen netwerk tekent. Dat ziet er dan ongeveer zo uit:

Als je klaar bent ga je de communicatie die je met deze groepen hebt waarderen. Kies bijvoorbeeld voor groen (prima), oranje (het kan iets beter) en rood (ronduit slecht). Of voor 1 (prima), 2 (het kan iets beter) of 3 (ronduit slecht). Geef elk onderdeel van jouw netwerk een cijfer of een kleur.

Resultaat stap één
Zo, stap één is afgerond. Plak je netwerk nu op een plek waar je geregeld bent. Bijvoorbeeld naast je PC, op het toilet of aan de binnenkant van je keukenkastje. Neem minimaal een week de tijd om af en toe naar jouw netwerk te kijken. Hoe komt het dat de communicatie met de ene groep optimaal is, terwijl het met de andere groep stroef verloopt? Alleen dit denkproces doet al wonderen voor je communicatie.

Stap 2 | Het netwerk van de ander | tijdsinvestering 5 minuten
Hoe is stap één je bevallen? In deze stap ga je aan de anderen in jouw netwerk. Wederom werk je alleen en kost deze stap je weinig tijd. Het is ook niet de bedoeling dat je ellenlang nadenkt over de vraag in deze stap. Noteer gewoon wat in je opkomt. Kies één tot maximaal drie groepen uit waar jij op wilt inzoomen. Bijvoorbeeld ‘mijn directe collega’s’, ‘het managementteam’ of ‘de ouders van mijn leerlingen’. Maak ook van hen een communicatienetwerk, net zoals je dat van jezelf hebt gedaan. Dus schrijf hun naam of groep in het midden en schrijf daaromheen de groepen met wie zij contact hebben.

Let op: het is natuurlijk wel belangrijk dat het relatie heeft met de organisatie waar jij voor werkt. Als je het netwerk van ouders van jouw leerlingen opschrijft dan hoef je niet te noteren dat ze communiceren met hun sportschool en dat zij een werkgever hebben met wie zij communiceren.

Sluit af door ook voor hén te evalueren hoe zij de communicatie met hun netwerk waarderen. Kies weer voor groen, oranje of rood. Of voor 1,2 of 3.

Resultaat stap twee
Resultaat van stap twee is mogelijk dat jij je realiseert dat het netwerk van de ander er heel anders uitziet dan jouw eigen netwerk. En dat een ander zijn netwerk wel eens heel anders zou kunnen waarderen dan jij. Ben je al benieuwd naar stap drie?

Stap 3 | vergelijk en bespreek | 30 – 45 minuten
Natuurlijk vraag je in stap drie de groepen van wie jij het netwerk hebt getekend om hetzelfde te doen. Probeer dit in één bijeenkomst te doen, lekker efficiënt en er ontstaat direct gesprek. Bijvoorbeeld tijdens het afdelingsoverleg (als je afdeling groot is, kan het ook gerust in groepjes, dan kunnen ze ook onderling vergelijken), tijdens een vergadering van de ouderraad of de cliëntenraad.

Als het netwerk af is, vergelijk je samen resultaat met het netwerk dat jij maakte voor deze groep. Probeer vooral vragen te stellen en te luisteren naar de antwoorden. Te begrijpen wat de groep mensen met wie je spreekt bedoelt.

Bijvoorbeeld:
1. We hebben beiden benoemd dat je met [groep x] communiceert. Jullie geven aan dat deze communicatie verbetering behoeft. Ik schatte in dat de communicatie goed is. Wat heeft volgens jullie verbetering nodig?
2. Ik kijk ervan op dat jullie de communicatie bij [groep x] goed vinden. Vertel me eens wat meer, wat kunnen we daarvan leren?

Het is belangrijk dat je goed doorvraagt. Waarom vind je dit? Wat zou er veranderen als we dit aanpakken? Kun je de vinger op de zere plek leggen? Als ik er niet bij was geweest, had je dan hetzelfde gezegd? …

Schrijf alle tips en verbeterpunten op en laat je gespreksgroep één of twee punten kiezen waar jij of je organisatie mee aan de slag gaat.

Stap 4 | communiceren 
Probeer je gespreksgroep regelmatig op de hoogte te houden van hoe het gaat met je verbeterpunt. Welke acties heb je ondernomen en welk effect hebben die? Check dit ook bij je gespreksgroep.

Werk je het onderwijs? Dan kun je hiervoor bijvoorbeeld gebruik maken van het onderwijsportaal van Volta. In het portaal maak je eenvoudig een aparte groep aan waarmee je communiceert en je plaatst berichtjes die speciaal voor hen bedoeld zijn.

Wil je eens in gesprek over de communicatie in jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *